Gestion de la boîte mail Kolimmo (Utilisation)

📚 Sommaire

• 📧 Fonctionnement de la boîte mail Kolimmo
• 🛠 Corriger une erreur de rattachement
• 🆕 Créer une demande à partir d’un email
• 🏢 Cas particulier : Résident sur plusieurs immeubles
• ❓ L’email n’est pas reconnu
• ❌ La suggestion est incorrecte
• 📂 Où retrouver mes emails ?
• ✉️ Transférer un email depuis votre boîte pro
• 🔔 Qui est informé de la réception d’un nouvel email ?
• 🔁 Et si je souhaite répondre un email ?

ℹ️ La boîte mail Kolimmo est une boîte commune à l’ensemble des collaborateurs de votre organisation.

Comme pour toute boîte mail partagée, toute action réalisée sur un email impacte l’ensemble de l’équipe :

• 🗑️ Si un email est supprimé, il est supprimé pour tout le monde.
• ✅ Si un email est marqué comme traité, il ne sera plus visible dans la boîte principale et sera déplacé dans la boite "Traités".

Veillez donc à bien communiquer entre collègues avant de supprimer un email. Cette organisation permet une gestion plus fluide, à condition de respecter quelques bonnes pratiques collaboratives 🙂.

📧 Fonctionnement de la boîte mail Kolimmo

Lorsqu’un nouvel email est reçu, il arrive automatiquement dans la boîte mail commune Kolimmo.

Kolimmo identifie l’immeuble et le résident concernés.

À l’aide de la barre de recherche, vous pouvez rattacher l’email à un élément existant (ticket, ordre de service, devis, annonce, agenda, etc.).

Une seconde barre de filtre vous permet d’affiner les résultats.

Cliquez sur Rattacher pour lier l’email à l’élément sélectionné.

Une fois l’action effectuée, l’email est automatiquement déplacé dans le dossier Traités.

Si vous ne souhaitez rattacher l’email à aucun élément, cliquez simplement sur Terminer le rattachement.

🛠 Corriger une erreur de rattachement

1. Rendez-vous dans le dossier Traités.

2. Recherchez l’email et cliquez sur Gérer l’email.

3. Une nouvelle fenêtre s’ouvre vous permettant de détacher les éléments incorrects et d’en sélectionner

de nouveaux.

🆕 Créer une demande à partir d’un email

Si votre email concerne une nouvelle demande, vous pouvez la créer directement depuis l’email entrant.

• Rattachez l’email à un immeuble (et à un résident ou un gardien).
• Cliquez sur "Créer une demande"

• Choisissez le type de demande : Ticket, Ordre de Service, ou Demande de devis.
• Le contenu de l’email sera automatiquement repris dans le formulaire de création.

🏢 Cas particulier : Résident sur plusieurs immeubles

Si un résident est présent dans plusieurs immeubles :

• Sélectionnez d’abord l’immeuble concerné
• Choisissez ensuite le résident associé
• Sélectionner un objet sur Kolimmo
• Terminez le rattachement 

❓ L’email n’est pas reconnu

Si Kolimmo ne reconnaît pas l’email, aucun immeuble ne sera suggéré.

Dans ce cas :

• Sélectionnez manuellement l’immeuble et le résident
• Et, rattachez l’email à un ticket, un devis, un ordre de service, etc.

❌ La suggestion est incorrecte

Si Kolimmo propose un mauvais rattachement :

• Détachez les éléments proposés (résident, immeuble…)
• Utilisez la barre de recherche pour trouver le bon immeuble
• Cliquez sur Rattacher pour valider le nouveau rattachement

📂 Où retrouver mes emails ?

Une fois rattaché, un email est consultable :

• Dans la boîte mail Traités (tous les emails entrants sur Kolimmo).

• Depuis la fiche Immeuble, dans l’onglet "Emails" (tous les emails entrants lié à cet immeuble).

• Depuis la fiche Résident, dans l’onglet "Emails" (tous les emails entrants lié à ce résident).