Nous vous prions de bien vouloir trouver ci-dessous un point des mises à jours faites et disponibles à compter du 06 Octobre 2021.

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✔️Aide en ligne : Déplacement de l'aide en ligne

Besoin d'aide dans l'utilisation de Kolimmo ? L'aide en ligne et le Service support font peau neuve !

Retrouvez désormais toute notre aide en ligne en bas à droite de l'application.

L'aide en ligne et votre service support sont désormais accessibles directement sur le site ou dans une pleine page en cliquant sur "Ouvrir dans un nouvel onglet".

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✔️Résolution d'un ticket : Amélioration de la gestion de la clôture des tickets.

Lors de la clôture d'un ticket, Kolimmo clôture également automatiquement tous les éléments dudit ticket (Ordre de Service, Demande de devis).

Vous gagnerez ainsi un temps précieux dans le cadre de la résolution d'un incident et diminuerez le risque de passer un ticket en "Résolu" et de laisser un ordre de service "En attente" par exemple.

✋ Lors du passage d'un ticket en "Résolu", il est important de vérifier avant le statut de l'intervention vos Ordres de Services et Dossier Devis.

  • Si votre Ordre de Service n'a pas d'intervention planifiée, celui-ci sera ANNULÉ.
  • Si votre ordre de Service à une intervention planifiée, celui-ci sera CLOTURÉ.

Pour gérer le suivi des intervention nous vous prions de trouver ci-dessous 2 méthodes vous permettant d'assurer un suivi détaillé (nouvelle méthode), et un suivi rapide (ancienne méthode).

  • Assurer un un suivi détaillé

Pour un suivi détaillé, dans le détail de l'ordre de Service, indiquer la date d'intervention et changer le statut en terminée.

  • Assurer un suivi rapide

Pour assurer un suivi rapide :

Avant le passage du ticket en résolu, dans le détail de l'ordre de service, cliquer sur "Clôturer l'intervention".

Passer le ticket en "Résolu".

 

Il est obligatoire pour assurer un suivi optimal d'indiquer la date d'intervention du fournisseur dans votre Ordre de Service, il sera impossible de modifier le statut ; il faudra alors procéder à la réouverture du ticket et au lancement d'un nouvel Ordre de Service sans abonné.

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✔️Annonces Immeubles et Agence : Ajout d'une pièce jointe. 

Lors de l'envoi d'une annonce Immeuble ou Agence, vous pouvez désormais envoyer une pièce jointe pour compléter votre communication.

A la création de l'annonce, une nouvelle zone vous permet d'ajouter votre pièce jointe.

Vous pourrez retrouver vos pièces jointes directement dans le menu "Annonces".

ℹ️ : Si vous souhaitez envoyer plusieurs documents dans la même annonce, nous vous invitons à les fusionner en un seul .pdf 

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✔️Ordres de Services : Amélioration du suivi des Ordres de Service & des interventions.

Le suivi des Ordres de Services a été entièrement revu pour vous assurez un meilleur suivi de vos demandes d'interventions. 

Désormais, vous pourrez  suivre de plus près vos ordres de services & demandes d'interventions ; en effet, des nouveaux statuts sont disponibles :

Le suivi des Ordres de Service est désormais décomposé en deux parties :

  1. Le suivi de la demande d'intervention
  2. Le suivi de la planification de l'intervention 

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En pratique : Je crée un Ordre de Service dont la date limite d'intervention est le 15 Octobre 2021.

Selon votre paramétrage (pour revoir le paramétrage des relances cliquer ici).

  1. Si le fournisseur n'a pas confirmé son passage, l'Ordre de Service aura pour statut "En retard de réponse".
  2. Si le fournisseur à confirmé son passage ou si vous avez renseigné sur Kolimmo la date d'intervention prévue sur Kolimmo, l'ordre de Service aura le statut "Prévu ".

Dès que la date d'intervention est dépassée, le statut de l'ordre de Service sera "En retard d'intervention".

En relançant l'ordre de Service, votre fournisseur reçoit un email de rappel lui demandant de vous tenir informé des suites de son passage.

Votre fournisseur peut directement via l'email reçu remplir l'information relative à son intervention en cliquant sur :

La mise à jour de l'intervention est directement renseignée dans Kolimmo le statut de l'ordre de service change en  "À clôturer".

Vous pouvez clôturer l'ordre de service et le ticket concerné.

Le suivi d'intervention peut être également, complété directement par le fournisseur depuis son espace Kolimmo,  

L'ordre de service devient ainsi "À clôturer."

Vous êtes notifié du changement de statut effectué par le fournisseur ; Vous pouvez ainsi clôturer l'ordre de service et le ticket concerné.

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✔️Dossier Devis : Pourvoir annuler une seule demande

Désormais lors de la création d'un dossier devis, il est possible d'annuler une seule demande du dossier et non plus l'intégralité du dossier.

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✔️Dossier Devis  : Génération du bon de commande.

Lors de la commande des travaux suite à une demande de devis, un nouveau statut a été mis en place, le statut "COMMANDÉ"

Vous pourrez ainsi suivre vos demandes de devis "ACCEPTÉES" pour lesquelles le bon de commande n'a pas encore été généré sur Kolimmo.

Et les demandes de devis "COMMANDÉES" pour lesquelles le bon de commande a été envoyé au fournisseur.

Vous trouverez vos bons de commande dans l'onglet "Ordre de Service" et en dessous de votre demande de devis.

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✔️Les actions groupées : Déploiement du système d'actions groupées.

Afin de faciliter la gestion en masse des traitements, nous avons déployé le système des actions groupées.

Plus besoin sélectionner ligne à ligne les actions à mener, vous pouvez faire une sélection de masse et lancer en un clic les actions à mener (relances, assignations,...).

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✔️Suivi synthétique des Ordres de Services et Demandes de devis.

Pour suivre au mieux vos interventions, l'écran synthétique des Ordres de Services ainsi que l'écran synthétique des Demandes de Devis possèdent des nouvelles fonctionnalités.

Les relances envoyées au fournisseur distinguent le retard selon deux critères :

  • La date limite d'intervention, indiquée à la création de l'ordre de service,
  • La date d'intervention planifiée, indiquée par le fournisseur.

Si le fournisseur n'a pas communiqué la date d'intervention, l'ordre de service aura pour statut En retard de réponse.

Si le fournisseur vous a communiqué la date d'intervention et que celle-ci est dépassée, l'ordre de service aura pour statut En retard d'intervention.

Au lancement des relances chaque fournisseur recevra en fonction du statut de l'ordre de service une relance précise en fonction du retard identifié.

Nouveau modèle de relance "Rappel d'intervention"

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✔️Critères de recherches : Ajout de repères.

Dans les différents écrans de recherches, dès qu'un filtre est appliqué, un liseré orange apparait au dessus du filtre afin de visualiser plus rapidement les filtres appliqués.

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✔️Ordres de service et Demande de devis : Suivi des relances

Depuis l'onglet "Ordres de Service" ou "Dossiers Devis", vous pouvez visualiser le nombre de relances effectuées.

En cliquant sur le demande en question , vous trouverez l'historique des relances.

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✔️Liste des nouveaux statuts disponibles : Ordre de Service

  • En attente
  • Brouillon (Nouveau)
  • Prévu (Nouveau)
  • En retard de réponse (Nouveau)
  • En retard d’intervention (Nouveau)
  • Rejeté
  • A clôturer (Nouveau)
  • Relance 1
  • Relancé (Nouveau)
  • Clôturé (Nouveau)
  • Annulé

✔️Liste des nouveaux statuts disponibles : Dossiers et demande de devis

  • En attente
  • Brouillon (Nouveau)
  • En retard
  • Refusé
  • Reçu
  • Relance 1
  • Relancé (Nouveau)
  • Accepté
  • Commandé (Nouveau)
  • Terminé (Nouveau)
  • Annulé