Nous vous prions de bien vouloir trouver ci-dessous le récapitulatif des mises à jours disponibles à partir du 23 février 2022 (Après-midi).

✔️Email Agence Kolimmo : Mise en place de votre e-mail Agence

 

Consulter la documentation spéciale sur l'Email Agence

 

✔️Tickets :  Nouveaux filtres disponibles

Le menu Tous les tickets devient Tickets. Ce nouveau menu vous permet d'accéder à quatre sous menus :

  • Mes Tickets : Vos tickets en cours
  • Tickets à créer : Vous retrouverez ici tous les emails entrant ayant le statut "à créer". (Voir la documentation "Réception des emails sur Kolimmo")
  • Tickets Marqués : Vos tickets marquées
  • Tous les tickets : Toutes les tickets de votre agence

Astuce : Pour retrouver immédiatement vos tickets en cliquant sur "Tickets" et "Mes tickets", actualiser le filtre des statuts en cliquant sur "Non résolu". Ainsi votre sélection sera conservée.

✔️Demandes de devis : Refonte du formulaire

Le dossier devis a totalement été revu pour améliorer le processus de création.

La création se fait désormais en deux étapes.

  • La constitution de la demande,
  • La sélection multiple des fournisseurs.

Vous pouvez dorénavant à la création de votre demande sélectionner plusieurs fournisseurs en même temps!

Chaque fournisseur reçoit une demande individuelle sans information sur les autres entreprises consultées.

✔️Changement du statut du ticket : Choix du statut

Le choix du statut a été amélioré afin que vous ne soyez plus obligé de passer par tous les statuts pour passer un ticket en "Résolu".

Depuis la partie haute du ticket :

Depuis la partie basse du ticket :

 

Lors du passage en "Résolu" d'un ticket, une alerte vous permet de mettre à jour l'ensemble des statuts des Ordres de Services et Demandes de Devis.

Sélectionner le nouveau statut de l'ordre de service :

Clôturer : Si l'intervention a eu lieu et que celle-ci est terminée (pas d'envoi de mail au fournisseur).

Annuler : L'intervention n'a pas eu lieu et vous souhaitez annuler l'ordre de service ou la demande de devis (envoi d'un email au fournisseur pour l'informer que l'intervention est annulée).

ℹ️ : Si vous avez des Ordres de Services ou des demandes de devis en "BROUILLON", il seront supprimés.

✋La sélection du nouveau statut est définitive, il n'est pas possible de revenir en arrière sur le statut d'un Ordre de Service ou d'une demande de devis.

Si vous ne souhaitez pas mettre à jour les statuts, à l'affichage de la demande de confirmation, cliquer sur "Annuler" pour fermer la fenêtre.

✔️ Validation des formulaires : Envoyer immédiatement

Désormais, il est possible de ne pas repasser systématiquement sur la liste des abonnés pour la validation d'un formulaire.

Le bouton "Gérer les abonnés et envoyer" devient " Gérer les abonnés"; Celui-ci permet de visualiser et de gérer la liste des abonnés, et, dans un second temps, d'envoyer le formulaire.

Le Bouton "Envoyer immédiatement", permet de passer l'étape de gestion des abonnés et d'envoyer immédiatement selon votre sélection.

✔️Notes internes : Amélioration de la présentation

L'affichage des notes internes dans le fil d'actualité et dans l'onglet "Notes interne" à été revu afin d'en faciliter la lecture.

Fil d'actualité 

Onglet "Notes Internes"

✔️ Photo de l'immeuble : Modifier la photo de l'immeuble

Depuis le Parc, il est désormais possible de modifier et de mettre à jour la photo de l'immeuble.

Dans le tableau de bord de l'immeuble, cliquer sur :

Présent en bas du tableau de bord.

Cliquer sur "Modifier la photo" pour modifier la photo de l'immeuble.

Pour supprimer la photo, cliquer sur Mettre à jour les paramètres puis supprimer le photo.

✔️Gestion des abonnés : Rendre plus visible un abonné sans email

A la création d'un ticket (ordre de service, demande de devis, ...) sur Kolimmo, si un abonné n'a pas d'email, nous avons ajouté un alerte vous informant qu'aucune notification ne sera envoyée pour ledit abonné.

✔️Ticket en Partie Privative : Affichage du lot concerné

Lors de la création d'un ticket en Partie Privative, le lot concerné est désormais affiché dans les informations du ticket.

✔️ Agenda Immeuble : Nouveautés sur l'agenda de l'immeuble.

Vous souhaitez informer les résident d'un immeuble d'in évènement important  (AG, visite immeuble, passage d'une entreprise) ?

Depuis le parc, sélectionner votre immeuble, cliquer sur Agenda

Cliquer sur "Ajouter un évènement"

  • Indiquer l'objet de l'évènement
  • Indiquer la date et l'heure de l'évènement
  • Indiquer dans la description les informations relatives à cet évènement.
  • Sélectionner les personnes à informer par Email.
  • Cliquer sur Gérer les abonnés, pour vérifier la liste des abonnés.
  • Cliquer sur "Envoyer immédiatement" pour envoyer votre évènement.

➡️ Vos abonnés recevront un email les informant de l'évènement.

➡️ Vous et vos abonnés pourront ajouter cet évènement sur vos agendas.

➡️ Vos résidents pourront consulter l'évènement sur leur espace Kolimmo

Pour une optimisation de l'outils, nous vous conseillons d'indiquer dans le titre de l'évènement la référence de l'immeuble.

Depuis l'agence de l'immeuble, vous pouvez ajouter cette évènement à votre calendirer en cliquant sur "Ajouter à mon calendrier".

Sélectionner votre calendrier

Le rendez-vous vous sera automatiquement proposé pour la création dans votre Agenda.

✉️ Modèles de mail : Mise à jour des modèles de mails

  • Ordre de Service - Ajout d'un commentaire

Ajout des informations relatives à la demande (Immeuble, Référence de la demande, ...).

  • Demande de devis - Ajout d'un commentaire

Ajout des informations relatives à la demande (Immeuble, Référence de la demande, ...).

  • Demande de devis - Rejet de la demande

Ajout des informations relatives à la demande (Immeuble, Référence de la demande, ...).

  • Demande de devis - Partage des devis reçus

Modification et correction du texte.

  • Ordre de Service & demande de devis - Ajout du compteur de relance

Le nombre de relance est indiqué sur les relances faites aux fournisseurs.

  • Ordre de Service & demande de devis - Ajout d'une pastille "Pour information".

Lors de l'envoi d'un Ordre de Service ou d'une demande de devis, vos abonnés recevant la copie de l'email ont désormais une pastille "Pour information" les informant qu'il s'agit uniquement d'un mail d'information.

✔️ Demande de devis : Visualisation du devis reçu

Ajout de la possibilité de visualiser un devis reçu si celui-ci a un statut "Commandé".

✔️Annonces Agence : Gestion des immeubles sortis

Correction des annonces Agences. Celle-ci étaient envoyés aux résidents des immeubles sortis en Copropriété. Depuis Janvier 2022, les annonces Agences ne sont envoyées qu'aux copropriétaires actifs des immeubles non résiliés.

✔️Pièces jointes : Format Pdf

Lors de l'ajout d'une pièce jointe au format .pdf, il arrivait que la prévisualisation du pdf ne s'affiche pas correctement à la création d'un ordre de service ou d'une demande de devis. L'affichage à été corrigé.

✔️ Gestionnaires inactifs  : Réinviter sur Kolimmo

Si un gestionnaire a été désactivé ou si les gestionnaires sont synchronisés avec votre logiciel métier (spécifique client), il est désormais possible de le réinviter à utiliser Kolimmo.

✔️Export des Ordres de Services : Espace Fournisseur

Depuis son espace, le fournisseur peut désormais exporter tous ses Ordres de Services.

Le fichier d'export au format .CSV contient toutes les interventions du fournisseur.

L'export peut être effectuée sur une période choisie.