✔️ Planification des envois : Créer maintenant / Envoyer plus tard
Kolimmo met à votre disposition un système de planification d'envoi des notifications.
Vous pouvez créer un OS / une demande de devis / une annonce / un évènement agenda / un ticket et choisir de diffuser le mail plus tard grâce à notre système de planification.
Le bouton "Gérer les abonnés" devient "Options et abonnés"
Vous pouvez choisir la date et l'heure d'envoi des notifications par email :
Cliquer sur Planifier l'envoi des notifications
Un calendrier est disponible pour sélectionner la date et l'heure d'envoi souhaitée.
ℹ️ : l'envoi se fait toutes les 5 minutes. Une planification prévue à 18H11 sera envoyée à 18H15.
✋ Il convient de planifier l'envoi après avoir mis à jour la liste des abonnés ✋
✔️ Planification des envois : Comment modifier la planification des envois ?
Si la date et l'heure de planification n'ont pas été dépassées, vous pouvez encore les modifier.
Dans le fil d'actualité du ticket, vous pouvez retrouver la liste des éléments planifiés.
Cliquer sur "Modifier la planification".
Vous pouvez dès lors sélectionner une autre date et/ou une autre heure.
Le bouton "Supprimer la planification" annulera la planification prévue ET l'envoi des emails.
Le bouton "Mettre à jour la planification" enverra les notifications à la nouvelle date et la nouvelle heure choisies.
Le bouton "Envoyer immédiatement" enverra les emails immédiatement sans tenir compte de la planification.
✔️ Planification des envois : Suivi & traçabilité
Afin de conserver une trace des planifications, l'information est conservée dans le fil d'actualité du ticket :
✔️ Planification des envois : Annonce & Agenda
La mise en place de la planification vous permet également de différer l'envoi des annonces et des évènements agenda de l'immeuble.
Si une annonce ou un évènement agenda ont été planifiée, vous avez la possibilité de corriger son contenu tant que celui-ci n'a pas été envoyé.
✔️ Suivi des emails invalides : Notification par emails des notifications non remises
Afin d'assurer un meilleur suivi et une meilleure traçabilité de vos demandes, vous êtes désormais notifiés par email lors de l'envoi d'une notification Kolimmo vers un email non valide.
En plus du centre des notifications vous permettant d'assurer le suivi et la traçabilité des vos demandes, vous êtes désormais notifiés par mail lorsqu'une notification a été envoyée vers un email invalide.
Que faire lorsqu'un email est invalide ?
Un email invalide est un email qui n'existe pas ou l'email d'un tiers qui ne souhaite plus recevoir d'emails en provenance de Kolimmo.
Sur la fiche du tiers, un bandeau rouge vous informe des emails invalides ou désinscrits.
Dès qu'une adresse email est invalide, celle-ci est marquée par un feu rouge dans le détail de la fiche du tiers.
Pour accéder au détail de la fiche du tiers, cliquer sur "Modifier":
L'email grisé est à mettre à jour sur votre logiciel métier.
L'email non grisé est un email créé directement sur Kolimmo, vous pouvez le supprimer directement en cliquant sur la corbeille ou en corrigeant votre saisie.
⚠️ Il conviendra de mettre à jour l'ensemble des abonnements aux différents objets existants (Tickets, OS, demandes de devis, ...) après de la correction des adresses emails.
Dès qu'un email est invalide, celui-ci n'est plus sélectionnable pour l'envoi de notifications sur ledit mail.
Si vous pensez qu'il s'agit d'une erreur, nous vous invitons dans un premier temps contacter votre résident et/ou fournisseur, puis à contacter le Service Support s'il s'avère nécessaire d'annuler la désinscription en précisant l'adresse email pour laquelle la désinscription doit être annulée.
Informations pratiques
Qu'est-ce qu'un Hard Bounce ?
- L'email n’a pas pu être livré en raison d’un problème permanent (ex. : adresse email erronée ou inexistante).
Qu'est-ce qu'un Soft Bounce ?
- L’email transactionnel n’a pas pu être livré en raison d’un problème temporaire (ex. : serveur de messagerie temporairement indisponible ou boîte de réception pleine).
Qu'est-ce qu'un email blacklisté ?
- Le contact s'est désinscrit de vos emails par le biais du formulaire de désinscription Kolimmo.
✔️ Ordre de Service : Amélioration de la présentation dans le fil d'actualité
La présentation des Ordres de Services dans le fil d'actualité à été revue.
Désormais, la présentation est sous forme de carte & les pièces jointes sont directement consultables depuis le fil d'actualité.
✔️ Ordre de Service : Réception facture fournisseur
Lors de l'envoi d'une facture par le fournisseur depuis son espace Kolimmo, celle-ci est disponible directement dans le fil d'actualité du ticket et dans le détail de l'ordre de service.
✔️ Ordre de Service : Réception d'un devis
Lors de l'envoi d'un devis par le fournisseur suite à un ordre de service, celui-ci est disponible directement dans le fil d'actualité du ticket.
✔️ Partage des devis : Message complémentaire
Le message d'information complémentaire que vous pouvez indiquer lors du partage de devis est désormais sauvegardé dans le fil d'actualité du ticket.
✔️ Parc : Nouvelle page recensant les lots de l'immeuble
Un nouvelle page est disponible sur vos immeubles, la liste des lots.
Depuis cette page, vous pouvez retrouvez les lots de l'immeuble et ainsi créer directement un ticket depuis le lot.
En gérance, la liste affiche le locataire et le propriétaire du lot.
ℹ️ : Pour rechercher un lot, il faut indiquer la référence (le numéro) exact du lot. Exemple, je recherche le lot 6, il faut rechercher 0006, faute de quoi, le résultat vous indiquera les lots du 6e étage par exemple.
✔️ Documents du ticket : Affichage du nom complet
Dans l'onglet documents du ticket, le nom est tronqué, il est affichable complètement en passant la souris sur ce dernier.
Les documents sont classés du plus récent au plus ancien.
✔️ Parc : Liste des tickets
Le filtre par défaut dans la liste des tickets de l'immeuble est "Mes tickets" - "Non résolu".
✔️ Tickets : Modification graphique
Dans la liste des tickets ouverts, à droite, vous pouvez désormais voir la visibilité du ticket ainsi que si le ticket est "marqué".
L'œil indique que ce ticket est visible sur l'espace Kolimmo de vos résidents ayant un accès.
Le drapeau indique que vous avez marqué ce ticket (Voir la documentation sur les tickets marqués)
✔️ Mise à jour du 11/01/2023 : Corrections & fixes
Numérotation des tickets : Certains tickets avaient des numéros en double. Ces tickets ont été renumérotés afin de reprendre la suite logique de la numérotation.
Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez?