✔️ Ordre de Service / Demande de Devis : Accès au site
L'ensemble des codes d'accès est sélectionnable sur Kolimmo lors de la création d'un Ordre de Service & d'une demande de devis.
Comment mettre à jour les codes d'accès d'un bâtiment sur Kolimmo ?
ℹ️ : Pour un immeuble en copropriété, les codes repris sont ceux présent dans l'onglet "Bâtiment" de la fiche immeuble.
Depuis le parc, sélectionner votre immeuble.
Cliquer sur "X Batiment"
Cliquer sur "Modifier"
Ajouter les informations souhaitées
Penser a "Verrouiller le bâtiment" sinon au prochain import, les codes seront supprimés.
✔️ Assignations en Gérance : Mise en place des assignations en gérance
Vous pouvez désormais synchroniser automatiquement votre portefeuille de Gérance EVEN avec Kolimmo.
Si vous êtes indiqué comme étant Gestionnaire sur un mandat de gérance (Gérance / Fichiers / Mandats), votre portefeuille est automatiquement mise à jour et vous serez alors assigné sur les lots du mandat.
Comment mettre en place la synchronisation ?
Sur votre profil KOLIMMO cliquer sur Modifier mon profil.
Cliquer ensuite sur Modifier la référence et indiquer votre référence de Gestionnaire EVEN
Comment activer la synchronisation automatique des gestionnaires ?
Pour activer cette option vous devez avoir un profil administrateur sur Kolimmo.
Depuis les paramètres, puis paramètres généraux :
Activer l'option :
Avant de cocher cette case, afin d'éviter la création de gestionnaire en doublon et/ou la création d'assignations erronées, merci de vous assurer que les références des gestionnaires existantes soient bien cohérentes avec celles de votre logiciel métier.
ℹ️ : Si vous souhaitez être accompagné pour la mise en place, n'hésitez pas à nous envoyer un email à support@kolimmo.com
✔️ Parc : Ajout de nouveaux raccourcis
Sur le parc, https://app.kolimmo.com/pro/sites
Retrouvez désormais :
- La photo de l'immeuble (S'il n'y a pas de photo sur votre immeuble, vous pouvez en ajouter une en suivant cette documentation).
- Des raccourcis afin d'accéder rapidement aux actions de consultation et de création
✔️ Liste des tickets : Pastille "Bon de commande"
Une nouvelle pastille a été ajouté dans la liste des tickets; la pastille "BDC" (Bon de Commande).
La pastille affiché en bout de liste correspond à la dernière action menée sur le ticket.
✔️ Création de ticket : Origine de la demande
Parmi les choix proposés, vous pouvez sélectionner "Mandataire".
✔️ Tickets : Déplacement des tickets marqués
Les tickets marqués sont désormais disponibles directement depuis la liste des tickets ouverts en sélectionnant le filtre "Mes tickets marqués".
✔️ Mandataires : Les mandataires de vos copropriétaires disponibles sur Kolimmo
Retrouvez directement sur la fiche du résident les mandataires de vos copropriétaires.
Principe de fonctionnement
- Si votre mandataire est indiqué sur votre logiciel métier dans l'onglet "mandataire", celui-ci est le destinataire des notifications Kolimmo.
- Si vous avez indiqué votre Mandataire dans l'onglet "Destinataire", celui-ci est destinataire des notifications Kolimmo s'il est destinataire des "Convocations".
Enfin, vous pouvez envoyer en copie à votre résident des notifications Kolimmo en plus du mandataire.
Pour cela cliquer sur le bouton "Modifier" de la fiche du résident.
Et cocher l'option :
Lors de l'envoi d'une notification votre mandataire sera désormais dans la liste des abonnés.
ℹ️ : Pour que les mandataires soient visibles sur Kolimmo, une intervention technique doit être effectuée. Nous vous invitons à contacter le service support Kolimmo afin d'effectuer la mise à jour.
✔️ RAPPEL : Planification des emails : Créer maintenant, envoyer plus tard !
Nous vous rappelons que vous pouvez différer l'envoi de vos emails sur Kolimmo afin que vos clients soient plus attentifs aux communications faites par votre cabinet.
Pour cela rien de plus simple, utilisez la fonction de planification des envois !
Kolimmo met à votre disposition un système de planification d'envoi des notifications.
Vous pouvez créer un OS / une demande de devis / une annonce / un évènement agenda / un ticket et choisir de diffuser le mail plus tard grâce à notre système de planification.
Le bouton "Gérer les abonnés" devient "Options et abonnés"
Vous pouvez choisir la date et l'heure d'envoi des notifications par email :
Cliquer sur Planifier l'envoi des notifications
Un calendrier est disponible pour sélectionner la date et l'heure d'envoi souhaitée.
ℹ️ : l'envoi se fait toutes les 5 minutes. Une planification prévue à 18H11 sera envoyée à 18H15.
✋ Il convient de planifier l'envoi après avoir mis à jour la liste des abonnés ✋
✔️ Planification des envois : Comment modifier la planification des envois ?
Si la date et l'heure de planification n'ont pas été dépassées, vous pouvez encore les modifier.
Dans le fil d'actualité du ticket, vous pouvez retrouver la liste des éléments planifiés.
Cliquer sur "Modifier la planification".
Vous pouvez dès lors sélectionner une autre date et/ou une autre heure.
Le bouton "Supprimer la planification" annulera la planification prévue ET l'envoi des emails.
Le bouton "Mettre à jour la planification" enverra les notifications à la nouvelle date et la nouvelle heure choisies.
Le bouton "Envoyer immédiatement" enverra les emails immédiatement sans tenir compte de la planification.
✔️ Planification des envois : Suivi & traçabilité
Afin de conserver une trace des planifications, l'information est conservée dans le fil d'actualité du ticket :
✔️ Planification des envois : Annonce & Agenda
La mise en place de la planification vous permet également de différer l'envoi des annonces et des évènements agenda de l'immeuble.
Si une annonce ou un évènement agenda ont été planifiée, vous avez la possibilité de corriger son contenu tant que celui-ci n'a pas été envoyé.
✔️ Devis : Suppression d'un devis
Vous pouvez désormais supprimer un devis dans les demandes de devis si vous avez envoyé un mauvais fichier par erreur.
La corbeille grise permet de supprimer le devis.
✔️ Ordre de Service : Modifications de la présentation
Désormais, lorsque le fournisseur dépose une facture sur son espace Kolimmo, celle-ci est directement visible dans la liste des ordres de Services (en plus du fil d'actualité du ticket).
✔️ Annonces : Supprimer les brouillons
Vous avez désormais la possibilité de supprimer une annonce non envoyée :
✔️ Kit de communication
Nous avons mis à votre disposition différents "Kit de communication" afin d'inviter vos résidents / fournisseurs à utiliser Kolimmo.
- Kit de communication (Résidents)
- Kit de communication (Fournisseurs)
- Personnaliser votre signature Outlook
✔️ Corrections & améliorations diverses
- Recherche dans l'espace Fournisseur améliorée
- Recherche des OS et DD depuis l'espace Gestionnaire améliorée
- Correction de la saisie des emails sur la fiche fournisseur
- Mise à jour de l'espace résident
- Mise à jour de la page "Personnes clés"
- Mise à jour de la page Ordre de Service du ticket
- Mise à jour de la page demande de devis du ticket
- Correction des invitations des résidents
- Ajustement de la vue mobile de la liste des tickets
Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez?